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Crise sanitaire liée au Covid-19 et outils digitaux : retour d’expérience

20/05/2020

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La crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19 n’a pas eu le même impact dans tous les cabinets d’expertise comptable. 

Alors qu’une partie des cabinets a été obligée comme chaque année de retarder la saisie des pièces comptables des premiers mois de l’année, d’autres sont à jour et n’envisagent pas d’utiliser le délai supplémentaire jusqu’au 30 juin 2020.

Dans un cabinet d’expertise comptable qui a mis en place les outils digitaux tels que Receipt Bank dès 2018, l’impact de la crise sanitaire semble avoir été relativement mineur. 

Seules quelques semaines de retard sont à déplorer à cause des demandes d’aides, de prêt garanti par l’État ou de mise en activité partielle de salariés.

Tous les dossiers ou presque seront finalisés pour fin mai au plus tard.

Témoignage de Nicolas Lesueur, expert-comptable et commissaire aux comptes, associé au cabinet Fi.com.a.

Comment avez-vous géré la crise sanitaire et la période fiscale au sein de votre cabinet ? 

Je m’y suis pris un peu en avance puisque je m’attendais au confinement. Nous avons fait ce qu’il fallait pour que tous les collaborateurs puissent avoir des ordinateurs. 

Le lundi avant le confinement, des réunions ont été faites dans l’ensemble des sites du cabinet et les collaborateurs sont repartis chez eux avec un ordinateur pour pouvoir travailler à distance.

Comme tous les confrères, nous sommes sous l’eau après avoir perdu quelques semaines suite à la mise en place de toutes les mesures d’aide.

Dans les jours qui ont suivi le début du confinement, nos collaborateurs ont appelé les clients un par un pour prendre des nouvelles et essayer de savoir comment les aider.

Comment la charge de travail supplémentaire a-t-elle été répartie entre les collaborateurs ?

Les missions du cabinet sont gérées par les différents services dédiés à toute la partie comptable et fiscale, à la paie, au social et aux aspects juridiques.

Les différents dispositifs d’aide ou de prêt garanti par l’État ont été gérés par les chefs de mission.

Finalement, l’utilisation du délai supplémentaire jusqu’au 30 juin ne devrait pas être nécessaire. 

D’ici la fin du mois, l’essentiel des dossiers sera terminé, seuls quelques dossiers devraient encore être finalisés en juin.

Quels outils avez-vous utilisé et quel impact ont-ils eu sur les process du cabinet ?

Les logiciels utilisés sont CEGID PGI, associé à Receipt Bank et Quickbooks. Les bilans sont présentés grâce à RCA. D’autres logiciels dédiés à certaines spécificités comme les déclarations d’impôt sur le revenu complètent le tout.

Au niveau des process, le gros impact est venu de Receipt Bank qui a été mis en place il y a deux ans. La collecte a d’abord été faite par les collaborateurs qui étaient équipés de scanners paramétrés avec les codes des clients et les contraintes propres à Receipt Bank.

Au début, de septembre 2018 à mai 2019, seuls les collaborateurs utilisaient l’outil.

À partir de la période fiscale qui a suivi la mise en place de l’outil, la collecte a été peu à peu transférée aux clients, idem pour chaque nouveau dossier.

Résultat : pendant la crise sanitaire, tous les flux automatisés ont continué de tourner, de manière plus fluide et plus facile à gérer.

Seule nouveauté suite à la crise sanitaire : l’utilisation du service Resoposte pour ne plus avoir à gérer les envois de courrier papier.

Quel a été l’apport des technologies dans la gestion de la crise sanitaire ? Les délais auraient-ils été tenus avec les anciens outils ? 

En restant sur un schéma classique de saisie des factures en pleine crise sanitaire, sans intégration des flux bancaires ni intégration automatique des achats et ventes, les choses se seraient probablement moins bien passées.

Toutes nos comptabilités sont à jour et il n’y aura pas de rattrapage en juin ou juillet effectué par des stagiaires ou les collaborateurs les moins expérimentés par exemple. Aucun dossier ne nécessite plus de reprendre la comptabilité depuis janvier.

Désormais, tous les collaborateurs sont passés à ces nouveaux outils, même si certains ont pu être réfractaires au début.

Ce qui les a convaincu, c’est surtout la possibilité de passer de l’écriture à la copie de la facture associée.

Certains ont pu craindre de ne plus avoir de travail à donner à leurs collaborateurs du fait des difficultés de trésorerie des clients. Est-ce votre cas ? Si non, quels travaux sont prévus pour les collaborateurs après la crise sanitaire ?

Pour nous, la réponse est clairement négative. Nous souhaitons que les collaborateurs travaillent aussi sur de nouveaux chantiers.

Nous allons en profiter pour prendre notre bâton de pèlerin et aller chercher de nouveaux clients parce que nous ne savons pas de quoi sera fait l’avenir.

De nouveaux profils devraient être recrutés au sein du cabinet, des profils capables de pousser l’analyse un peu plus loin et d’être de meilleurs communicants.

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