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5 erreurs à ne plus commettre post-confinement

10/06/2020

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Comme beaucoup d’entreprises et de cabinets, vous êtes en phase de déconfinement. C’est l’opportunité de repenser vos pratiques et votre offre pour vous adapter à la nouvelle réalité du monde du travail. Les attentes de vos collaborateurs et de vos clients ont évolué : réinventez votre cabinet en évitant les écueils qui pourraient affecter l’image de votre entreprise et la qualité de vos services.

Erreur #1 : penser que tout va redevenir comme avant 

Selon un récent sondage, 70 % des salariés français ont découvert le télétravail pendant le confinement. Durant cette période, les cabinets ont transposé leurs pratiques du présentiel au virtuel, non sans avoir buté sur certains obstacles liés aux méthodes de management « à l’ancienne » et à la centralisation de l’information. 

Certains cabinets ont fait état d’un manque de visibilité sur les projets en cours ou d’une communication bancale avec les équipes. Côté salariés toutefois, l’auto-responsabilisation et la productivité étaient au rendez-vous. 62 % des collaborateurs confinés en France affirment vouloir plus de télétravail à l’avenir

62 % des collaborateurs confinés en France affirment vouloir plus de télétravail à l’avenir

Franck Laumon, expert-comptable et fondateur du cabinet Dafinity à Paris, témoigne : « L’enjeu aujourd’hui, c’est de trouver le juste milieu entre télétravail et présence au bureau. Le travail à distance offre aux collaborateurs une flexibilité appréciable, mais ses limites sont claires : usure, isolement, charge mentale… Au cabinet, nous étions prêts à nous confiner sur le plan technologique mais pas forcément sur le plan psychologique. Tout est une question d’équilibre ». 

Erreur #2 : ne pas accompagner les collaborateurs dans la reprise du travail au bureau

Après de longues semaines d’isolement, vous gagnerez à préparer le retour de vos collaborateurs au cabinet. Plus que jamais, ils voudront retrouver sur leur lieu de travail les valeurs dont le confinement a accentué l’importance, comme le bien-être personnel, l’authenticité et la transparence. 

Vous pourriez à cette fin déployer un projet collectif dédié au confort de travail au bureau. En mettant en place des outils simplifiant les pratiques au quotidien vous favoriserez un meilleur équilibre des temps de vie, ainsi que l’autonomie de chacun. 

Les outils digitaux apportent un gain de temps et du bien être

Autre enjeu majeur du retour au bureau post-confinement : ressouder et remotiver les équipes en valorisant les compétences et le développement des talents. Pour cela, vous pourrez garder le principe des coffee mornings si vous en aviez durant le confinement ou prévoir d’autres formes de réunion d’équipe, à condition de bien en expliquer les tenants et aboutissants. 

« Durant le confinement, nous avons essayé d’instaurer un coffee morning quotidien pour prendre des nouvelles et nous motiver les uns les autres. Mais cela n’a pas forcément été bien perçu. Je recommande aux managers d’équipe de communiquer clairement sur les objectifs recherchés, afin que les collaborateurs reprennent leurs marques sans se sentir contraints », explique Franck Laumon.

Erreur #3 : ne pas revoir son offre accompagnement client 

Alors que l’économie ralentissait, les entreprises ont manifesté un fort besoin de soutien en gestion financière et pilotage de l’activité au quotidien. En tant qu’expert-comptable, vous avez pu vous imposer comme l’interlocuteur privilégié de vos clients, réactif et à l’écoute de leurs attentes. C’est le moment ou jamais d’être force de propositions pour l’avenir. 

Franck Laumon illustre : « Au début du confinement, il y avait des requêtes urgentes à résoudre comme les prévisionnels de trésorerie et la finalisation des comptes pour les demandes de prêts garantis par l’État. Aujourd’hui, la question que nos clients se posent est la suivante : si la crise se reproduisait l’année prochaine, serai-je être capable d’y faire face ? À nous d’apporter un certain nombre de solutions comme la dématérialisation des pièces, le conseil en gestion de trésorerie et du BFR, en structuration de coûts… C’est l’occasion de proposer de nouvelles prestations à valeur ajoutée pour répondre aux besoins que la crise a exacerbé – ce qui permet aussi de maintenir le niveau de nos honoraires ». 

Erreur #4 : ne pas développer son écosystème d’outils digitaux 

Lancé en 2016, le cabinet Dafinity s’est voulu digital d’entrée de jeu : « Créer un cabinet dématérialisé était une évidence dès le départ. Mon objectif était double : gagner en productivité et simplifier le partage d’informations entre les parties prenantes – expert-comptable, collaborateurs et clients ». Avec les bons outils en place, Franck Laumon et ses salariés ont ainsi pu poursuivre efficacement leurs activités à distance durant le confinement. 

Quelle que soit la solution envisagée, un déploiement doit se faire dans les règles de l’art, en commençant par un audit des pratiques et de la productivité du cabinet. Viennent ensuite la mise en place du plan d’action, la définition d’une équipe projet et la phase de tests. 

Franck Laumon insiste en outre sur l’importance d’impliquer les collaborateurs dans le choix des outils ainsi que sur la nécessité de les implémenter de manière incrémentale : « Même avec un outil leader sur le marché, je conseille de commencer petit avant de déployer à grande échelle. L’intérêt, c’est d’accompagner les collaborateurs dans l’utilisation des nouveaux outils en leur laissant un temps d’adaptation ».

Erreur #5 : continuer à recevoir du papier au cabinet

S’il y a une chose que le confinement a mis en évidence, c’est le pouvoir de la dématérialisation… ou les limites du papier. Les cabinets qui récupéraient encore les factures au format papier se sont heurtés aux inconvénients de ce mode de collecte. 

Le moment est venu de vous faciliter la vie et celle de vos clients en leur proposant l’envoi numérisé des pièces via un outil simple et intuitif, comme une application mobile disponible sur smartphone. Le principe : vos clients photographient leurs factures et notes de frais depuis leur mobile. Ils envoient ensuite l’image à leur expert-comptable en un clic.

L'application mobile permet au client d'envoyer simplement ses pièces à son expert-comptable

Intégré à une solution de digitalisation du cycle des achats, ce mode de collecte peut s’accompagner de nombreux autres avantages, comme la reconnaissance et la saisie automatiques des données, leur publication instantanée dans le logiciel comptable ou l’archivage des pièces dans le cloud.

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